Häufige Fragen

CasaClock ist eine Zeiterfassung für Hausverwaltungen und immobiliennahe Betriebe. Sie umfasst eine Stempeluhr mit GPS-Objekterkennung, Urlaubs- und Überstundenverwaltung, die Verteilung der Arbeitszeit auf Liegenschaften und Tätigkeiten, ein Fahrtenbuch, Vor-Ort-Protokolle, ein Aktenarchiv und eine digitale Personalakte mit Dokumentenerstellung.

CasaClock ist ein Produkt der Casalead UG (haftungsbeschränkt) aus Reutlingen, geführt von Luis Braun und Nicolas Braun. Casalead entwickelt Software für Immobilienmakler und Verwaltungen; CasaClock ist der Teil davon, der Arbeitszeit erfasst und auf Liegenschaften verteilt. Entwicklung, Betrieb und Support liegen in einer Hand, die Server stehen in Deutschland.

Für Betriebe mit Innen- und Außendienst an wechselnden Objekten: WEG- und Mietverwaltungen, Hausmeisterservices, Gebäudereinigung, Handwerksbetriebe mit Baustellen und Maklerbüros. Die Besonderheit ist die Zuordnung der Arbeitszeit zu Liegenschaften und die Trennung zwischen abrechenbarer und pauschal abgegoltener Leistung.

Nein. CasaClock läuft im Browser und lässt sich als Lesezeichen auf den Startbildschirm legen, wo es im Vollbild ohne Adressleiste startet. Es gibt keinen Eintrag im App Store und keine Freigabe durch eine Geräteverwaltung.

Ausschließlich auf Deutsch, einschließlich der erzeugten Dokumente und E-Mails. Eine mehrsprachige Oberfläche ist nicht vorgesehen.

Derzeit nicht. Ohne Netzverbindung kommt keine Buchung an. Ein Offline-Puffer, der Buchungen lokal hält und später überträgt, ist geplant und nicht umgesetzt.

Die Anwendung erfasst Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit je Person, macht Änderungen nachvollziehbar und gibt jeder Person Zugriff auf ihre eigenen Daten. Damit deckt sie die Anforderungen ab, die das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) und der EuGH am 14.05.2019 (C-55/18) formuliert haben, sowie die Aufzeichnungspflichten aus § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG. Die Pflicht trifft den Betrieb; die Software ist das Werkzeug dafür.

Auf Servern in Deutschland, in einer PostgreSQL-Datenbank je Installation. Es gibt keine Weitergabe an Dritte außerhalb der eingerichteten Dienste, und die Liste der Auftragsverarbeiter in der erzeugten Datenschutz-Information passt sich der tatsächlichen Konfiguration an.

Der Standort wird einmal je Buchung erhoben, nicht dauerhaft. Zwischen zwei Buchungen entsteht keine Bewegungsspur. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 DSGVO. Der Modus lässt sich auf optional oder aus stellen, wenn eine Betriebsvereinbarung das verlangt.

Die Löschfrist für Bewegungsdaten ist einstellbar, mit einer harten Untergrenze von 730 Tagen wegen § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG. Das Anmeldeprotokoll wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Nach dem Ausscheiden einer Person lassen sich ihre Stammdaten und Dokumente nach Art. 17 DSGVO löschen; Zeiten und Abwesenheiten bleiben pseudonymisiert für die Aufbewahrungsfristen erhalten.

Ja. Jede Person sieht ihre Zeiten, ihr Stundenkonto und ihr Urlaubskonto laufend und lädt ihre gespeicherten Daten als JSON herunter. Das erfüllt Art. 15 DSGVO ohne Antrag an die Verwaltung.

Die technische Einrichtung ist eine Sache von Stunden: Konten anlegen oder per CSV importieren, Liegenschaften importieren, Abwesenheitsarten und Arbeitszeitmodelle prüfen, GPS-Modus setzen. Länger dauert die betriebliche Vorbereitung, insbesondere die Regelung zur Standorterfassung.

Belegschaft und Liegenschaften kommen per CSV, für Kenjo gibt es einen Komplettimport samt Historie. Stundensalden und Urlaubsstände werden je Person als Anfangswerte gesetzt, statt Monate nachzustempeln.

Nein. Eine Installation bedient beliebig viele Firmen unter einer gemeinsamen Adresse. Der Mandant kommt aus dem angemeldeten Konto, jede fachliche Tabelle trägt eine Mandantenspalte, und ein Wächter im Datenbankzugriff prüft sie bei jeder Abfrage. Die Dateiablage ist je Mandant getrennt.

Ja. Firmenname, Anzeigename der Anwendung und Logo gelten für Kopfzeile, E-Mails und die erzeugten PDF-Dokumente.

Der Abrechnungsexport liefert CSV mit Kunden- und Artikelnummer, zugeschnitten auf orgaMAX. Immobilien lassen sich lesend aus onOffice übernehmen. Für ChatGPT und Claude gibt es einen MCP-Server mit persönlichem Token. Eine Lohnschnittstelle zu DATEV oder Lexware gibt es derzeit nicht.

Vier Euro je aktivem Konto und Monat im Tarif Basis, acht Euro im Tarif Team, zwölf Euro im Tarif Haus. Das sind Nettopreise bei Zahlung für zwölf Monate im Voraus. Wer monatlich zahlt, zahlt fünf, zehn oder fünfzehn Euro je Konto. Darunter liegt ein Mindestbetrag von 39, 79 oder 119 Euro im Monat, der bis etwa zehn Konten greift.

Jede Person mit eigenem Zugang, solange ihr Konto aktiv ist. Wer den Betrieb verlässt, wird deaktiviert und gibt seinen Platz sofort frei; die erfassten Zeiten bleiben liegen, weil § 257 HGB und § 147 AO sie ohnehin verlangen. Geräte, Anmeldungen und Standorte zählen nicht mit.

Nein. Liegenschaften, Fahrzeuge, Dokumente, Fotos und Protokolle sind ohne Zahlgrenze enthalten. Berechnet wird allein die Zahl der aktiven Konten. Eine Verwaltung mit 400 Objekten zahlt so viel wie eine mit 40, wenn gleich viele Personen stempeln.

Jeder Kunde bekommt einen eigenen Verbund mit eigener Datenbank, eigenem Sicherungslauf und eigener Adresse. Der Betrieb dieses Verbunds kostet gleich viel, ob drei oder dreißig Personen darin stempeln. Ab zehn aktiven Konten spielt der Mindestbetrag keine Rolle mehr, dann rechnet nur noch der Stückpreis.

Ja, in beide Richtungen. Ein abgeschalteter Bereich verschwindet aus der Navigation und ist auf dem Server gesperrt, die Daten bleiben erhalten und sind nach dem Zubuchen sofort wieder da. Der Wechsel wird in der Verwaltung eingetragen und wirkt beim nächsten Aufruf.

Der letzte Tag zählt ganz. Am Folgetag meldet die Anmeldung, dass die Laufzeit abgelaufen ist; die Daten bleiben unangetastet, und der Zugang lässt sich verlängern. In der Verwaltung steht die Restlaufzeit, ab 30 verbleibenden Tagen farbig hervorgehoben.