Zeiterfassung in Excel: Wo die Tabelle an ihre Grenze kommt
Kurz gesagt
Eine Excel-Tabelle erfüllt die Aufzeichnungspflicht formal, scheitert aber an drei Punkten: Sie lässt sich nachträglich unbemerkt ändern, die beschäftigte Person hat selten Zugriff auf ihre eigenen Daten, und im Außendienst entsteht sie erst abends aus dem Gedächtnis. Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System.
Fast jeder Betrieb beginnt mit einer Tabelle. Das ist kein Fehler: Für vier Personen mit festen Bürozeiten reicht sie.
Was das Gesetz verlangt
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten müssen, hergeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG im Licht des EuGH-Urteils C-55/18 vom 14.05.2019. Der EuGH nennt drei Eigenschaften: objektiv, verlässlich, zugänglich. Eine Form schreibt keiner von beiden vor. Papier und Tabelle sind damit nicht verboten.
Die drei Bruchstellen
| Anforderung | Tabelle | Software |
|---|---|---|
| Objektiv | Der Eintrag entsteht aus dem Gedächtnis, oft Tage später. | Der Eintrag entsteht im Moment der Buchung. |
| Verlässlich | Jede Zelle lässt sich spurlos ändern. | Änderungen laufen als Antrag und stehen im Audit-Protokoll. |
| Zugänglich | Die Datei liegt beim Arbeitgeber. | Jede Person sieht ihre eigenen Zeiten jederzeit. |
| Sieben-Tage-Frist nach § 17 MiLoG | Wird gerissen, wenn Zettel erst zum Monatsende ins Büro kommen. | Strukturell eingehalten, weil täglich gebucht wird. |
| Objektbezug | Muss abgetippt werden. | Kommt aus dem Geofence. |
Die Kosten, die niemand rechnet
Der Aufwand einer Tabellenlösung liegt nicht im Ausfüllen, sondern in der Nacharbeit: Zettel entziffern, Summen prüfen, Rückfragen stellen, Urlaubskonten von Hand fortschreiben, Feiertage nach Bundesland heraussuchen. Bei zehn Personen sind das je nach Betrieb mehrere Stunden im Monat, die eine Person mit Verwaltungsgehalt leistet.
Der zweite Posten fällt nur im Streitfall an. Ohne belastbare Aufzeichnung ist im Überstundenprozess schwer substantiiert zu bestreiten, was die Gegenseite vorträgt. Der dritte Posten ist die Abrechnung: Stunden, die niemand einer Liegenschaft zugeordnet hat, werden nicht in Rechnung gestellt.
Wann die Tabelle reicht
- Wenige Personen, alle am selben Ort, feste Zeiten.
- Keine Branche des § 2a SchwarzArbG, keine geringfügig Beschäftigten.
- Keine Abrechnung von Stunden gegenüber Dritten.
- Keine Auszubildenden mit Jugendarbeitsschutz.
Fällt einer dieser Punkte weg, wird der Wechsel zur Rechenaufgabe. Fallen zwei weg, ist er entschieden.
Der Umstieg
Der Stundensaldo aus der Tabelle wird als Eröffnungssaldo übernommen, statt Monate nachzustempeln. Die Belegschaft kommt per CSV herein, die Liegenschaften ebenso. Ab dem Stichtag läuft die Erfassung im System, die alte Datei bleibt als Archiv.