Digitale Personalakte und Dokumentenerstellung
Kurz gesagt
CasaClock führt je Person eine digitale Personalakte und erzeugt daraus Dokumente: Arbeitsvertrag, Ermahnung, Abmahnung, Kündigung in allen Formen, Aufhebungsvertrag und Zeugnis, als Word-Datei und als PDF. Die Felder werden aus dem Stamm vorbelegt, Fristen automatisch gerechnet. Kündigungen brauchen die Freigabe einer zweiten berechtigten Person.
Eine Abmahnung, die drei Wochen nach dem Vorfall geschrieben wird, weil erst die Vorlage gesucht werden musste, verliert an Wirkung. Der Zeitdruck ist das eigentliche Problem, nicht die Formulierung.
Die Personalakte
Stammdaten, Anschrift, private Kontaktdaten, Bankverbindung, Sozialversicherung, Steuer-ID, Notfallkontakt, Eintrittsdatum, Arbeitszeitmodell, Urlaubsanspruch, Bundesland, Rollen, Minijob-Kennzeichen, Azubi-Kennzeichen und die zugehörigen Dokumente. Vertrauliche Felder wie Stundensatz, Bank, Sozialversicherung und Steuer-ID sehen nur Admins, nicht die vorgesetzte Person.
Dokumente erzeugen
| Dokument | Automatik |
|---|---|
| Arbeitsvertrag | Stammdaten, Arbeitszeitmodell, Urlaubsanspruch, Eintrittsdatum |
| Ermahnung und Abmahnung | Vorfall, Datum, Rechtshinweise; digitale Kenntnisnahme durch die Person |
| Kündigung (ordentlich, außerordentlich, in der Probezeit, mit Auslauffrist) | Fristenberechnung aus Eintrittsdatum und Betriebszugehörigkeit |
| Aufhebungsvertrag | Stammdaten, Beendigungsdatum |
| Arbeitszeugnis | Stammdaten, Tätigkeiten, Beschäftigungszeitraum |
Ausgabe als Word-Datei zum Weiterbearbeiten und als PDF mit Briefpapier und Logo. Die Fristen kommen aus § 622 BGB und wachsen mit der Betriebszugehörigkeit; abweichende vertragliche Fristen setzt die Verwaltung von Hand.
Vier Augen bei Kündigungen
Bevor eine Kündigung erzeugt wird, gibt eine zweite berechtigte Person sie frei. Wer freigeben darf, legt die Verwaltung fest. Ohne Freigabe entsteht kein Dokument. Jede Erzeugung landet im Audit-Protokoll.
Kenntnisnahme
Dokumente, die die Person zur Kenntnis nehmen soll, etwa eine Abmahnung, werden im Dokumentenbereich bestätigt. Der Zeitstempel der Bestätigung wird gespeichert. Das ersetzt keine Zustellung, macht aber nachvollziehbar, wann die Person das Dokument im System gesehen hat.
Löschung nach dem Ausscheiden
In der Personalakte eines deaktivierten Kontos lässt sich die Löschung nach Art. 17 DSGVO auslösen, mit Namensbestätigung. Entfernt werden Stammdaten, Kontakt, Anschrift, Bank, Sozialversicherung, Steuer-ID, Geburtsdatum, Notfallkontakt, Dokumente samt Dateien, Unterschrift, Sitzungen, Tokens und Anmeldeprotokoll. Zeiten, Abwesenheiten und Fahrten bleiben unter dem Pseudonym Ehemalige Person mit Personalnummer erhalten, weil die Aufbewahrungsfristen des Arbeitszeitgesetzes und des Mindestlohngesetzes das verlangen. Die Aktion steht im Audit-Protokoll und lässt sich nicht wiederholen.