Aktenarchiv mit QR-Codes und Lagerplan

Kurz gesagt

Das Archivmodul von CasaClock verwaltet Aktenkartons und einzelne Ordner: Suche in natürlicher Sprache mit Toleranz für Tippfehler, Standort bis auf Standort, Raum, Regal und Fach, QR-Etiketten zum Drucken, Scannen mit der Handykamera und ein Einräum-Assistent, der falsche Ablage sofort meldet.

Ein Keller mit 600 Kartons ist so lange kein Problem, bis jemand den Rechnungsordner 2019 zur Payerstraße braucht. Dann sucht eine Person eine Stunde.

Suchen

Die Suche nimmt einen Satz entgegen, nicht eine Kennung: Rechnungsordner 2019 Payerstraße. Sie toleriert Tippfehler und liefert den exakten Lagerplatz über die Kette Standort, Raum, Regal, Fach, dazu die Karton-Kennung. Wer den Karton entnimmt, markiert das; das System hält fest, wer wann was entnommen hat.

Einlagern

Einzelner Ordner: Das System schlägt bestehende Kartons desselben Objekts mit freiem Platz vor, statt einen neuen Karton anzulegen.
Neuer Karton: Der Platzvorschlag berücksichtigt Nähe zu verwandten Kartons, Lückenfüllung, Vernichtungs-Cluster und Zugriffshäufigkeit. Ein druckbarer QR-Aufkleber fällt dabei ab.
Ordnerrücken fotografieren: Die KI liest Bezeichnung, Jahr und Kategorie aus dem Etikett und füllt die Felder vor.
Einräum-Assistent: Karton scannen, dann Fach scannen. Das System bestätigt die richtige Ablage, warnt bei Falscheinlagerung oder lagert auf das gescannte Fach um.

Die QR-Codes liest die Handykamera direkt, mit eingebautem Decoder. Kein Scannergerät, und es funktioniert auch in Safari auf dem iPhone. Etiketten lassen sich einzeln oder als Bogen für ein ganzes Objekt drucken.

Der Lagerplan

Räume werden in Metern angelegt, Regale per Ziehen im Grundriss platziert und in der Größe verändert. Keine Koordinateneingabe. Belegte Bereiche sind gegen Verkleinern und Löschen gesperrt. Wer mag, lässt die KI aus einer Beschreibung und einem Foto des Grundrisses einen Vorschlag für die Regalanordnung machen und übernimmt ihn nach der Vorschau.

Aufbewahren und vernichten

Nach Ablauf der im System eingestellten Frist werden Kartons als vernichtungsreif vorgeschlagen. Vorgeschlagen werden nur reine Rechnungskartons; Stammdaten bleiben geschützt. Freigegeben wird von Hand durch die verantwortliche Person. Automatisch löscht das System nichts.

Häufige Fragen

Brauche ich einen Barcode-Scanner?

Nein. Die Handykamera liest die QR-Codes direkt, der Decoder steckt in der Anwendung. Das funktioniert auch in Safari auf dem iPhone, wo native Scanner-Apps oft ausgeschlossen sind.

Löscht das System alte Akten automatisch?

Nein. Es schlägt nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vor, welche Kartons vernichtungsreif sind, und zwar nur reine Rechnungskartons. Die Freigabe trifft die verantwortliche Person von Hand.

Wie lange muss eine Hausverwaltung Unterlagen aufbewahren?

Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung (§ 257 HGB, § 147 AO). Für die WEG-Verwaltung kommen die Unterlagen der Gemeinschaft hinzu, die dem Verwalter nicht gehören, sondern von ihm verwahrt werden.