Begehungsprotokolle diktieren statt tippen
Kurz gesagt
Mit CasaClock entsteht ein Begehungsprotokoll auf dem Handy vor Ort: Objekt aus dem Standort, Anwesende aus der Belegschaft, Befund per Spracheingabe diktiert. Google Gemini sortiert das Diktat in besichtigt und zu erledigen, Fotos bekommen sachliche Bildunterschriften. Das fertige Protokoll geht als PDF an die Anwesenden.
Die Begehung dauert 20 Minuten, das Protokoll am Abend eine Stunde. Diese Stunde ist der Grund, warum Protokolle liegen bleiben.
Der Ablauf vor Ort
- Termin anlegenDatum, Objekt aus dem Stamm oder freie Ortsangabe, optional ein Betreff. Der aktuelle Standort schlägt den Ort vor.
- Anwesende festhaltenMitarbeitende aus der Belegschaft auswählen, weitere Anwesende oder Zeugen als Freitext, etwa Beiratsmitglieder oder Eigentümer.
- DiktierenSpracheingabe über die Web Speech API. Man läuft durch das Treppenhaus und redet.
- Aufbereiten lassenGoogle Gemini macht aus dem freien Text Stichpunkte, getrennt nach besichtigt oder festgestellt und zu erledigen. Die manuelle Eingabe bleibt immer verfügbar, jeder Fehler wird als verständlicher Satz gemeldet.
- FotografierenAufnehmen oder hochladen, Verkleinerung passiert im Browser. Standort und Aufnahmezeit laufen mit, die Reihenfolge ist änderbar.
- Beschriften lassenDie KI schreibt je Foto einen sachlichen deutschen Satz mit höchstens 15 Wörtern, ohne Bewertung. Jede Unterschrift ist von Hand änderbar.
- VersendenBriefkopf mit Logo, Metadatentabelle, beide Abschnitte als Listen, Bemerkungen, zweispaltige Fotogalerie mit Zeitstempel, Fußzeile mit den Firmenangaben. Als PDF und per Mail an die anwesenden Mitarbeitenden.
Was danach gilt
Der Versandzeitpunkt wird gespeichert. Wer das Protokoll nachträglich bearbeitet, setzt den Versandstatus zurück, und vor einem zweiten Versand fragt die Anwendung nach. Ändern, löschen und versenden darf die erstellende Person oder ein Admin; erstellen darf jede angemeldete Person. Admins sehen alle Protokolle, alle anderen ihre eigenen.
Wo die KI sitzt und wo nicht
Die KI-Aufbereitung läuft über Google Gemini und ist an einen API-Schlüssel gebunden, den der Betrieb selbst hinterlegt. Ohne Schlüssel gibt es die Funktion nicht, und die Datenschutz-Information nennt Google dann auch nicht als Auftragsverarbeiter. Die Antwort kommt als JSON und wird tolerant geparst, auch aus Code-Fences; im Zweifel bleibt der Rohtext stehen, damit nichts verloren geht.