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GPS bei der Zeiterfassung: Was der Datenschutz zulässt
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Kurz gesagt
Eine punktuelle Standorterfassung im Moment des Stempelns ist zulässig, wenn sie einem konkreten Zweck dient, auf das Erforderliche begrenzt bleibt und transparent ist. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Eine dauerhafte Ortung während der Arbeitszeit ist etwas anderes und regelmäßig unzulässig.
Der entscheidende Unterschied
Zwei Systeme, die beide GPS heißen, sind rechtlich zwei verschiedene Dinge.
| Punktuelle Erfassung | Dauerortung | |
|---|---|---|
| Wann | Einmal je Buchung | Fortlaufend während der Arbeitszeit |
| Ergebnis | Einzelne Koordinate, an eine Buchung gebunden | Bewegungsprofil |
| Zweck | Zuordnung der Zeit zu einem Objekt | Überwachung von Route und Verhalten |
| Bewertung | Bei klarem Zweck und Transparenz vertretbar | Regelmäßig unverhältnismäßig |
Die Erforderlichkeit nach § 26 Abs. 1 BDSG ist eine Verhältnismäßigkeitsprüfung. Wer Stunden auf Liegenschaften abrechnet, hat einen berechtigten Zweck, für den ein Punkt genügt. Für eine Spur zwischen den Punkten gibt es keinen Zweck, der sie trägt.
Grundsätze aus Art. 5 DSGVO
- Zweckbindung. Der Zweck steht vorher fest und wird nicht nachträglich erweitert. Wer Standortdaten zur Objektzuordnung erhebt, darf daraus keine Bewertung der Pünktlichkeit bauen.
- Datenminimierung. Erhoben wird die Koordinate, nicht Beschleunigung, Geschwindigkeit oder die umgebenden WLAN-Netze.
- Speicherbegrenzung. Die Standortdaten hängen an der Buchung und teilen deren Löschfrist.
- Transparenz. Die Information nach Art. 13 DSGVO muss vor der ersten Erhebung vorliegen und den Standortteil ausdrücklich nennen.
Mitbestimmung
Eine Zeiterfassung mit Standorterfassung ist eine technische Einrichtung, die dazu geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Damit ist ihre Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig, sobald ein Betriebsrat besteht. Das Mitbestimmungsrecht betrifft die Ausgestaltung; über das Ob der Zeiterfassung selbst gibt es seit dem Beschluss des BAG vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) nichts mehr zu verhandeln, weil eine gesetzliche Pflicht besteht.
Was in die Betriebsvereinbarung gehört
- Welche Daten erhoben werden: Koordinate, Zeitpunkt, Genauigkeit, sonst nichts.
- Wann erhoben wird: ausschließlich im Moment einer Buchung.
- Zu welchem Zweck: Zuordnung der Arbeitszeit zu einer Liegenschaft und Abrechnung.
- Wer die Daten sieht: die vorgesetzte Person für das eigene Team, Admins betriebsweit.
- Wie lange gespeichert wird und wann gelöscht wird.
- Ausdrücklicher Ausschluss der Verwendung für Leistungs- und Verhaltenskontrolle.
- Was passiert, wenn keine Position zustande kommt.
Einwilligung als Rechtsgrundlage?
Eine Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis ist nach § 26 Abs. 2 BDSG möglich, aber heikel: Sie muss freiwillig sein, und Freiwilligkeit ist im Abhängigkeitsverhältnis schwer zu belegen. Sie ist jederzeit widerruflich, womit das System für einzelne Personen ausfällt. Wer die Erfassung auf eine Einwilligung stützt, braucht einen Plan für den Widerruf. Tragfähiger ist die Erforderlichkeit nach § 26 Abs. 1 BDSG, ergänzt um eine Betriebsvereinbarung nach § 26 Abs. 4 BDSG.
Praktische Konsequenz
Eine Software, die GPS nur als Pflicht kennt, ist im Betrieb schwer durchzusetzen. CasaClock kennt drei Modi: Pflicht, optional und aus. Der Modus steuert zugleich den Standort-Absatz in der erzeugten Datenschutz-Information; steht er auf Aus, verschwindet der Absatz. Mehr dazu unter GPS-Zeiterfassung.
Dieser Text gibt den Stand zum genannten Datum wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetze und Rechtsprechung ändern sich; prüfen Sie vor einer Entscheidung den aktuellen Stand oder holen Sie anwaltlichen Rat ein.