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Aufbewahrungsfristen in der Hausverwaltung
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Kurz gesagt
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege unterliegen den Fristen aus § 257 HGB und § 147 AO. Für Buchungsbelege wurde die Frist mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt, Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Handelsbriefe bei sechs. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung.
Die Fristen
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO, geändert durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz |
| Empfangene und abgesandte Handelsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Lohnkonten und zugehörige Unterlagen | 6 Jahre | § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG |
| Arbeitszeitnachweise nach Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz | 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 Abs. 2 MiLoG |
Wann die Frist beginnt
Nicht mit dem Datum des Belegs, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, das Inventar aufgestellt, der Abschluss festgestellt oder der Beleg entstanden ist. Ein Beleg vom 3. Februar 2019 wird also nicht am 3. Februar 2027 vernichtungsreif, sondern am 31. Dezember 2027.
Solange die Unterlagen für eine laufende Betriebsprüfung, ein Rechtsbehelfsverfahren oder eine noch nicht abgelaufene Festsetzungsfrist von Bedeutung sind, verlängert § 147 Abs. 3 AO die Frist entsprechend.
Unterlagen der Eigentümergemeinschaft
Die Verwaltungsunterlagen einer Wohnungseigentümergemeinschaft gehören der Gemeinschaft, nicht der Verwaltung. Die Verwaltung verwahrt sie und gibt sie bei Beendigung des Verwaltervertrags heraus. Daraus folgt zweierlei: Die Unterlagen müssen getrennt von den eigenen Geschäftsunterlagen geführt werden, und über ihre Vernichtung entscheidet nicht die Verwaltung allein.
Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG ist fortlaufend zu führen und nicht Teil der Aufbewahrungsfristen im obigen Sinne: Sie bleibt dauerhaft.
Datenschutz zieht in die andere Richtung
Art. 5 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO verlangt Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es der Zweck erfordert. Handels- und steuerrechtliche Pflichten sind ein solcher Zweck, aber eben nur für die Dauer der Frist. Wer alles unbegrenzt behält, verstößt gegen die DSGVO; wer zu früh löscht, gegen HGB und AO. Ein Löschkonzept legt für jede Kategorie beide Enden fest.
Vom Regal zur Vernichtung
- KategorisierenJeder Karton bekommt eine Kategorie: Buchungsbelege, Stammdaten, Korrespondenz, Unterlagen einer Gemeinschaft. Ohne Kategorie ist die Frist nicht bestimmbar.
- Fristbeginn festhaltenDas Jahr der letzten Eintragung, nicht das Jahr des ältesten Belegs.
- Reife prüfenNach Ablauf der Frist wird der Karton als vernichtungsreif vorgeschlagen. Kartons mit Stammdaten und mit Unterlagen einer Gemeinschaft bleiben außen vor.
- FreigebenEine verantwortliche Person gibt frei. Ein automatisches Löschen wäre der falsche Weg, weil laufende Prüfungen die Frist verlängern können.
- DokumentierenWas vernichtet wurde und wann, gehört ins Protokoll. Sonst fehlt später der Nachweis, warum eine Unterlage nicht mehr da ist.
Genau diese fünf Schritte bildet das Archivmodul ab, samt Lagerplatz bis aufs Fach und QR-Etikett am Karton.
Dieser Text gibt den Stand zum genannten Datum wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesetze und Rechtsprechung ändern sich; prüfen Sie vor einer Entscheidung den aktuellen Stand oder holen Sie anwaltlichen Rat ein.