Vergleiche und Umstieg
Was eine Tabelle leistet, woran ein Zettel scheitert und was ein Systemwechsel tatsächlich übernimmt.
Lohnt der Wechsel?
Der Wechsel lohnt, sobald eine dieser drei Fragen mit Ja beantwortet wird: Arbeitet jemand außerhalb des Büros, gibt es geringfügig Beschäftigte oder eine Branche nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, werden Stunden gegenüber Dritten abgerechnet. Für vier Personen mit festen Bürozeiten genügt eine Tabelle.
Zeiterfassung in Excel: Wo die Tabelle an ihre Grenze kommt
Eine Excel-Tabelle erfüllt die Aufzeichnungspflicht formal, scheitert aber an drei Punkten: Sie lässt sich nachträglich unbemerkt ändern, die beschäftigte Person hat selten Zugriff auf ihre eigenen Daten, und im Außendienst entsteht sie erst abends aus dem Gedächtnis. Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System.
Vom Stundenzettel zur digitalen Erfassung
Der Papier-Stundenzettel entsteht typischerweise am Wochenende aus dem Gedächtnis und kommt zum Monatsende ins Büro. Damit reißt er die Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG, er ist nicht objektiv im Sinne der Rechtsprechung, und die Zuordnung zu Liegenschaften fehlt oder ist ungenau. Eine digitale Erfassung entsteht im Moment der Arbeit.
Von Kenjo zu CasaClock umziehen
CasaClock bringt einen Komplettimport für Kenjo mit: Belegschaft, Stammdaten und Historie kommen aus den Exportdateien. Nach dem Import landet jede Person beim ersten Anmelden auf einer Prüfmaske und ergänzt Anschrift, Bankdaten, Wochenstunden und Urlaubsanspruch selbst. Abweichungen beim genommenen Urlaub meldet sie als Korrektur an die vorgesetzte Person.
Was ein Wechsel tatsächlich kostet
Der Aufwand liegt selten in der Software. Er liegt in drei Punkten, die vor dem Stichtag geklärt sein müssen, und in einem vierten, den viele unterschätzen.
| Punkt | Was zu tun ist | Wer |
|---|---|---|
| Stammdaten | Belegschaft und Liegenschaften als CSV, Arbeitszeitmodelle und Abwesenheitsarten prüfen. | Verwaltung |
| Anfangsstände | Stundensalden und Urlaubskonten zum Stichtag setzen, statt Monate nachzustempeln. | Verwaltung |
| Standortregelung | GPS-Modus festlegen, bei bestehendem Betriebsrat die Betriebsvereinbarung abschließen. | Geschäftsführung, Betriebsrat |
| Der Widerstand | Nicht die Technik, sondern die Ortung. Deshalb gehört die Regelung vor die erste Buchung. | Führungskräfte |
Ein Parallelbetrieb aus altem und neuem System hilft nicht. Er verdoppelt die Arbeit und liefert zwei Wahrheiten, zwischen denen niemand entscheiden will. Besser ist ein Stichtag mit einer halben Stunde Einweisung.
Sehen Sie sich das an einem echten Betrieb an
Eine halbe Stunde am Bildschirm, mit Ihren Liegenschaften und Ihren Fragen. Danach wissen Sie, ob es passt.
Antwort innerhalb eines Werktags. Danach ein Testzugang mit Ihren eigenen Objekten.